Henkilötietolain (523/1999) 10 § mukainen rekisteriseloste
1. Rekisterin nimi
Helsingin Kuuloyhdistys ry:n jäsenrekisteri
2. Rekisterinpitäjät
Helsingin Kuuloyhdistys ry
Haagan urheilutie 12, 00320 Helsinki
Sähköposti: toimisto@helky.fi
Verkkosivut: https://helky.fi
Y-tunnus: 1489668–8
ja
Kuuloliitto ry
Ilkantie 4
00400 Helsinki
Y-tunnus: 0201557–2
3. Rekisteriasioista vastaavat henkilöt
Helsingin Kuuloyhdistys ry
Matti Kumpulainen
Sähköposti: matti.kumpulainen@helky.fi
Puh. 040 7077 376
Kuuloliitto ry
Anne Wicht-Kvarnström
Sähköposti: anne.wicht-kvarnstrom@kuuloliitto.fi
Puh. 040 545 4705
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterin tarkoituksena on kerätä yhdistyksen jäsenistä yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot. Yhteys- ja jäsenyystietoja kerätään jäsenasioiden hoitamista, tiedotusta ja laskutusta varten. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa.
Jäsenrekisteri on ulkoistettu Kehätieto oy:n toimittamalle järjestelmälle, jota Kuuloliitto ry ylläpitää. Kuuloliiton nimetyillä henkilöillä on myös valtuudet käsitellä rekisterissä olevia tietoja.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin kerätään pakollisina tietoina yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot, eli jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Lisäksi
- Jäsenten yhteystiedot (postiosoite, puhelin ja sähköposti)
- Jäsenyystiedot (jäsentyyppi, jäsennumero, jäsenyyden alkamisajankohta)
- Luottamustoimet ja niiden historia (luottamustoimenkuva, alkamis- ja loppumisajankohta)
- Saadut Kuuloliiton ansiomerkit tai muut huomionosoitukset
- Jäsenmaksutiedot (laskutukset ja maksusuoritukset)
6. Avainrekisteri
Helsingin Kuuloyhdistys ry ylläpitää toimitilansa avainrekisteriä. Avainrekisterin käyttötarkoituksena on pitää kirjaa avainten haltijoista ja kulkuoikeuksista sekä seurata toimitilan käyttöä.
7. Rekisterin tietolähteet
Jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot saadaan ensisijaisesti jäsenyyttä hakevan henkilön ilmoituksella jäsenhakemuslomakkeen kautta tai pyynnöstä henkilöltä itseltään. Yhdistyksen tai Kuuloliitto ry:n toimihenkilöt voivat päivittää tietoja.
Yhdistyksen verkkosivustolla käytetään analytiikkatyökaluja, jotka keräävät tietoa sivuston käyttäjistä. Tässä yhteydessä ei kerätä yksilöiviä henkilötietoja.
8. Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisteriin tallennettuja tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle, ei myöskään EU-alueen tai ETA:n ulkopuolelle
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
1) Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Paperilla olevat tiedot säilytetään lukkojen takana, jonne on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.
2) Sähköinen jäsenrekisteri sijaitsee Kuuloliitto ry:n hankkimassa tietojärjestelmässä, jonka toimittamisesta, tietoturvasta ja ylläpidosta vastaa Kehätieto oy.
10. Tarkastusoikeus
Rekisteriin merkityllä jäsenellä on pääsääntöisesti oikeus tarkastaa henkilörekisteriin tallennetut tietonsa sekä pyytää rekisterinpitäjää korjaamaan mahdolliset virheelliset tietonsa. Tarkastuspyyntö on esitettävä kirjallisesti asianomaiselle rekisterinpitäjälle.
11. Rekisteritietojen korjaaminen tai poistaminen
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn henkilön vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.